Slik planlegger du julebordet: tidslinjen som redder høsten

Skal du planlegge julebord for første gang, eller for tiende, er rekkefølgen den samme: lokale og mat i august, underholdning i september, kjøreplan i oktober, detaljer i november. Jeg heter Hans Grane, har stått på flere hundre julebord siden 2012, sett hva som fungerer fra innsiden av kvelden, og laget tidslinjen jeg alltid anbefaler kundene mine.

August: Sikre lokalet og maten

De fleste booker lokale og meny i samme slengen, og stedene med egne selskapslokaler i Oslo, Bergen, Stavanger og Trondheim fylles først. Book før kollegaene er tilbake fra ferie, så har du de beste datoene å velge i. Fredagene og lørdagene i de to siste helgene av november og de to første av desember går først; torsdager gir mer å velge i.

September: Book underholdningen

Underholdning er det nest viktigste valget etter lokalet, og det med størst forskjell på topp og flopp. Tre spørsmål å stille før du booker, uansett hvem det er:

• Har de erfaring fra bedriftsmarkedet? Et julebord med 120 gjester og en gira gjeng er noe annet enn en intimscene.
• Hva trenger de av teknikk? Svaret avslører proffen. (Min egen pakkeliste står i teknikk-guiden.)
• Hva skjer hvis formatet ikke passer lokalet? En proff foreslår løsninger.

Hvilken type underholdning som passer deres fest, har jeg skrevet ærlig om i underholdningsguiden.

Oktober: Legg kjøreplanen

Lokalet og menyen er på plass. Nå avgjøres kvelden: legg showet rett etter hovedretten, eller tidligere. Deler dere opp underholdningen, er det konferansieren som holder tråden mellom delene. Avklar allergier og spesialkost, avtal nøyaktig klokkeslett med underholdningen, og gi baren beskjed om å holde igjen under selve showet. De beste kveldene jeg har vært del av, er de der noen faktisk har tenkt gjennom rekkefølgen.

November: Husk detaljene folk glemmer

• Taler: maks tre, før maten blir kald.
• Transport hjem: dere trenger ikke organisere den, men sørg for at gjestene vet hvordan de kommer seg hjem. De beste julebordene slutter godt, ikke brått.
• Fotografering: avklar på forhånd, ingen vil være overraskelsen i mandagens intranett.
• Stemningsmusikk: har dere en spilleliste, og er den koblet til et musikkanlegg i lokalet?
• Lyset: er det flombelysning i lokalet, eller tilpasset stemningslys?
• De stille gjestene: god underholdning gjør stas på folk, ingen skal grue seg. Når den stilleste kollegaen ender på scenen og får salen til å juble, er det fordi han ville selv. Det øyeblikket er grunnen til at jeg gjør denne jobben.

Hva koster det?

Lokale, mat og underholdning er de tre store postene. Underholdningen er den eneste av dem som er momsfritatt, og den som avgjør hva folk husker. Tallene står i prisguiden.

Vil du se hvordan jeg løser et julebord, fra minglemagi i aperitiffen til showet etter middagen? Alt står her. Send en kort melding om datoen deres, så sier jeg fra om kvelden er ledig.

Relatert: Julebord med Hans · Underholdningsguiden · Hva koster det? · Teknikk-guiden